Les archives constituent la mémoire des nations et des sociétés ; elles fondent leurs identités et sont un élément clé de la société de l’information.
Les archives sont « l’ensemble des documents, quelle que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique…
Le choix de la date ne doit rien au hasard, c’est en effet un 9 juin, en 1948, que le Conseil international des Archives a été créé sous les auspices de l’UNESCO.
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Dans un monde qui se numérise, les archives aussi s’adaptent aux nouvelles tendances. il existe des logiciels d’archives et cela porte à croire que les archives physiques disparaîtront au fil du temps.
Nous sommes tous confrontés à l’archivage numérique aujourd’hui.
90 % des documents originaux sont produits électroniquement et 80 % de la communication passe par les canaux digitaux dans le monde. La transition de l’archivage du papier vers l’archivage électronique est une réalité qui s’impose.
Le papier a toujours sa place dans les administrations, et ce n’est pas aujourd’hui qu’il disparaîtra. Mais l’idéal est d’externaliser l’archivage de vos documents physiques en sollicitant les services d’une entreprise spécialisée.