AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET
AMI Nº 007/2022/MERF/PRMP/ GCP/TOG/018/LDF
Le Ministère de l’Environnement et des Ressources Forestières (MERF), a bénéficié d’un financement du Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM) pour mettre en œuvre le projet de « Renforcement de la résilience des écosystèmes et communautés de la zone du littoral au Togo face au changement climatique » – GCP/TOG/018/LDF.
L’objectif du projet est de renforcer la résilience aux changements climatiques des communautés côtières du Togo grâce à une approche intégrée axée sur l’adaptation basée sur les écosystèmes et les moyens de subsistance.
Le projet de « Renforcement de la résilience des écosystèmes et communautés de la zone du littoral au Togo face au changement climatique » – GCP/TOG/018/LDF est mis en œuvre en partenariat direct entre la FAO et l’ODEF selon la modalité de délégation des opérations. L’ODEF est une institution étatique placée sous tutelle du ministère de l’Environnement et des Ressources forestières.
Pour la mise en œuvre du projet, le ministère de l’Environnement et des Ressources forestières a l’intention de recruter un (e) secrétaire.
1. Mission du ou de la Secrétaire
Sous l’autorité du Coordonnateur du projet, la Secrétaire sera engagée en qualité d’appui administratif au Coordonnateur et aux autres membres de l’unité de gestion du projet.
2. Nature et étendue de la mission
La Secrétaire aura les principales responsabilités suivantes :
• Recevoir et trier le courrier ordinaire transmis par la réception de l’UPMP ;
• Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ) ;
• Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail) ;
• Gérer le mail officiel de l’UGP (Réceptionner et envoyer les courriels) ;
• Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées ;
• Superviser l’archiviste dans l’archivage physique et numérique des dossiers de passation marchés ;
• Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant ;
• Transmettre les propositions de réponse ;
• Rédiger les correspondances de la Coordination et en assurer le suivi ;
• Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone) ;
• Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise en forme) ;
• Assister le Coordonnateur dans la gestion journalière des activités administratives ;
• Apporter l’appui administratif à l’organisation des formations, ateliers et séminaires ;
• Gérer quotidiennement l’agenda du Coordonnateur ;
• Prendre les rendez-vous pour des personnes internes et externes ;
• Mettre les informations à la disposition du Coordonnateur ;
• Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques) ;
• Superviser la production et la multiplication de documents de travail ;
• Préparer les réunions, (l’ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.) ;
• Assurer les prises de notes au cours des réunions de la Coordination ;
• Assurer la prise de notes lors des différentes réunions de l’UGP et rédiger les comptes-rendus ;
• Diffuser les comptes-rendus de réunion (intranet) ;
• Assister le Coordonnateur dans la répartition de la charge de travail aux membres de l’UGP ;
• Procéder avec l’archiviste à la classification et à l’archivage des documents et dossiers de l’UGP ;
• accueillir, informer et orienter les visiteurs ;
• Préparer les ordres de mission du coordonnateur et des acteurs du Projet conformément aux procédures en vigueur au MERF ;
• Exécuter au besoin d’autres tâches relevant de sa compétence et sollicitées par le Coordonnateur.
3. Profil et qualification
• Avoir au moins un diplôme de Bac + 2 en secrétariat bilingue français – anglais ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience en secrétariat de direction et en archivage de dossiers.
4. Aptitudes
• Avoir une bonne capacité d’organisation et aptitude à communiquer ;
• Avoir une bonne maîtrise du français et de l’anglais (écrit et parlé) ;
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, internet et messagerie électronique) ;
• Etre libre de tous conflits d’intérêts et être engagé à protéger l’intégrité du projet ;
• Jouir d’un bon caractère et faire preuve d’intégrité morale et de discrétion ;
• Avoir une rigueur dans le traitement des dossiers ;
• Etre capable d’établir des priorités dans une masse de tâches à accomplir ;
• Avoir une grande capacité organisationnelle ;
• Avoir une aptitude à travailler en équipe ;
• Etre apte à travailler à un rythme soutenu ;
• Etre capable à travailler en situation d’urgence ;
• Avoir une Connaissance des processus de passation des marchés est un atout
5. Dispositions administratives
Le/La Secretaire du projet dépendra hiérarchiquement du Coordonnateur national du projet à qui il/elle rendra compte de ses activités quotidiennes.
6. Durée de la mission
La durée des prestations est de douze (12) mois avec des possibilités de renouvèlement. Une période probatoire de trois (3) mois est requise. Les performances du (ou de la) Secretaire du projet seront évaluées à la fin du contrat par le Coordonnateur national et serviront de base au renouvellement du contrat.
7. Les Candidats intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires à l’adresse ci-dessous et aux heures suivantes : de lundi à vendredi de 9 h 00 à 12 h 00 et de 15 h 00 à 17 h 00 (heures locales) ou par mail à l’adresse prmp@environnement.gou.tg avec copie à fkaramon@yahoo.com
8. Le dossier de candidature comportera : (i) une lettre de motivation adressée à Monsieur le Ministre de l’Environnement, du développement durable et de la protection de la nature ; (ii) un curriculum vitae détaillé, actualisé et signé (iii) les copies des diplômes et attestations obtenus ; (iv)les références professionnelles (v) une copie du certificat de nationalité ; (v) une copie de l’acte de naissance.
NB. Les références sont obligatoires. Les Candidats devront joindre les pièces justificatives de leurs diplômes et expériences professionnelles, les expériences non justifiées ne seront pas prises en compte.
Les dossiers de candidature portant la mention « Manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un (01) secrétaire pour le projet GCP/TOG/018/LDF» doivent être déposées en trois (03) exemplaires ou par courrier à l’adresse ci-dessous en A l’Attention de la Personne responsable des marchés publics au plus tard le 03 MAI 2022 à 9 heures locales à l’adresse suivante : Secrétariat de la Personne Responsables des Marchés Publics BP : 4825-Tél. : (+228) 90 86 70 76, 47 Avenue SARAKAWA, quartier administratif, non-loin de l’Office Togolais des Recettes – Commissariat des Douanes et Droits Indirects
E-mail : prmp@environnement.gouv.tg avec copie à fkaramon@yahoo.com
NB : Seuls les consultants retenus seront invités.