Informations générales
Titre du Poste : Commis à l’expédition (Tous les candidats intéressés / Toutes les sources)
Année d’Expérience Requise : 2 ans
Lieu du Travail : Lomé, Togo
Date de Soumission : 04/07/2023
Description de l’emploi
Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résident, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
Poste : Commis à l’expédition (Tous les candidats intéressés / Toutes les sources)
Fonctions
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Le commis aux expéditions est chargé de la coordination, du suivi et de la gestion logistique des expéditions entrantes et sortantes de biens privés et de biens appartenant au gouvernement américain, ainsi que des formalités douanières associées, pour le compte du département d’État et d’autres agences. Le poste se situe au sein du General Services Office (GSO), sous la supervision du Shipment Supervisor (superviseur des expéditions).
Administration des expéditions entrantes/sortantes (45%)
Finances (15 %)
Contacts (15%)
Gestion des dossiers et rapports (15 %)
Tâches supplémentaires (10 %)
**Remarque : la présente description de poste n’indique ni n’implique en aucune manière que ces tâches sont les seules à être effectuées par le titulaire du poste. Le titulaire devra effectuer d’autres tâches qui lui seront confiées par l’agence.
Qualifications et évaluations
Exigences :
EXPÉRIENCE : Deux ans d’expérience dans un environnement de bureau sont exigés.
Formation requise :
Un diplôme d’études secondaires est exigé.
Évaluations :
LANGUE :
Anglais : Bonne connaissance pratique, écrite et parlée
Français : Bonne connaissance pratique, écrite et parlée
COMPÉTENCES ET APTITUDES :
La maîtrise de la suite d’applications Microsoft Office est requise.
La capacité à rédiger des communications diplomatiques et des rapports en anglais est requise. Le candidat doit être à l’aise et capable de traiter avec des interlocuteurs du gouvernement américain et du gouvernement local de niveau opérationnel à intermédiaire.
ÉGALITÉ DES CHANCES EN MATIÈRE D’EMPLOI (EEO) : La mission des États-Unis offre l’égalité des chances et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, de situation matrimoniale ou d’orientation sexuelle.
Qualifications :
Tous les candidats pris en considération devront passer des examens médicaux et des certificats de sécurité.
Administration des envois entrants/sortants (45 %)
À la réception des lettres de transport aérien et des connaissements pour les envois d’effets personnels ou de fournitures, contacter l’employé/l’agence pour obtenir tous les détails nécessaires sur le contenu des envois. Examine le contenu pour s’assurer qu’il est conforme aux restrictions d’importation du gouvernement hôte.
Rédiger et préparer la documentation relative à toutes les expéditions aériennes et maritimes entrantes, y compris les effets personnels, les fournitures de bureau, l’équipement, le mobilier, les véhicules, les fournitures médicales périssables et les produits alimentaires, etc.
Assurer le suivi de toutes les expéditions en suspens et en informer les clients.
Fournir la documentation appropriée aux agents « porte-à-porte » pour le traitement des expéditions.
Fournit les informations appropriées aux agents de manutention pour le dédouanement des exportations et la réservation des expéditions sortantes.
Coordonner l’enregistrement, l’inspection, la délivrance des permis et la couverture d’assurance des véhicules privés.
Contrôler toutes les demandes soumises à l’approbation du gouvernement hôte et maintenir un système strict de suivi.
Tenir le superviseur informé de toute nouvelle réglementation relative au processus de dédouanement. Tenir les clients au courant de l’état de leurs expéditions et maintenir les contacts avec les fonctionnaires du gouvernement hôte.
Servir en tant que conducteur occasionnel de véhicules officiels et satisfaire à toutes les exigences énoncées dans 14 FAM.
Finances (15 %)
Désigné comme « détenteur occasionnel d’argent » pour effectuer le paiement des frais de transport sur les envois « en port dû ». Tient un registre des paiements effectués aux sociétés d’emballage et d’expédition.
Vérifie les factures soumises par les sociétés d’expédition, d’emballage et de transfert par rapport aux documents d’autorisation.
Tient un registre précis des chèques émis à l’intention des sociétés d’emballage pour l’emballage, les déménagements locaux, le stockage et les frais d’expédition.
Contacts (15 %)
Établir et entretenir des contacts avec des fonctionnaires de niveau intermédiaire du gouvernement hôte et avec diverses compagnies aériennes et le personnel de l’aéroport. Il utilise ces relations pour assurer le bon déroulement de toutes les expéditions entrantes et sortantes.
Fournir des éclaircissements lorsque le gouvernement hôte le demande avant d’approuver les certificats d’exemption. Il donne la priorité aux certificats d’exemption pour les médicaments périssables, les aliments surgelés et les vols de soutien.
Comprendre et se tenir informé des réglementations du gouvernement hôte et du gouvernement américain, qui changent périodiquement. Aider l’assistant d’expédition à obtenir les vignettes fiscales pour les véhicules.
Gestion des dossiers et établissement de rapports (15 %)
Maintenir une base de données précise et actualisée de tous les envois entrants et sortants.
Rédiger et préparer les certificats d’exonération et examiner la documentation pertinente à soumettre au ministère des affaires étrangères pour approbation. Maintenir un système de suivi pour tous les certificats d’exemption.
Aider à la préparation de divers rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels pour la direction de l’OSG.
Tâches supplémentaires (10 %)
Superviser le chargement et le déchargement des effets ménagers et des bagages non accompagnés afin de s’assurer que les fournisseurs respectent les contrats d’expédition.
Effectuer d’autres tâches confiées par le superviseur/assistant des expéditions et l’officier d’état-major adjoint.
**Remarque : la présente description de poste n’indique ni n’implique en aucune manière que ces tâches sont les seules à être accomplies par le titulaire. Le titulaire devra effectuer d’autres tâches qui lui seront confiées par l’agence.
Avantages et autres informations
Avantages :
Avantages de l’agence :
Le personnel employé localement, y compris les membres de la famille (MOH) et les ressortissants de pays tiers (TCN), travaillant à la Mission des Etats-Unis au Togo peut recevoir un ensemble de compensations qui peuvent inclure des avantages en matière de santé, de séparation et d’autres avantages.
Pour les EFM, les avantages doivent être discutés avec le bureau des ressources humaines.
Le plan de rémunération est attribué au moment de la lettre d’offre conditionnelle par le Bureau des Ressources Humaines.
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Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION DES PRÉFÉRENCES D’EMBAUCHE : Les candidats appartenant aux catégories de préférence d’embauche suivantes bénéficient d’une préférence d’embauche dans l’ordre indiqué ci-dessous. Il est donc essentiel que ces candidats décrivent avec précision leur statut sur le formulaire de candidature. Dans le cas contraire, il peut être décidé que le candidat n’est pas éligible à une préférence d’embauche.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
1. AEFM / USEFM qui est un vétéran américain bénéficiant d’une préférence*.
2. AEFM / USEFM
3. FS en CNP et CS avec droits de réemploi **.
* IMPORTANT : Les candidats qui revendiquent le statut d’ancien combattant américain éligible à la préférence doivent présenter une copie de leur plus récent DD-214 (« Certificate of Release or Discharge from Active Duty »), une lettre du ministère des anciens combattants indiquant l’existence actuelle d’une invalidité liée au service datant de moins de six mois, une documentation équivalente ou une certification. Une « certification » est un document écrit émanant des forces armées qui certifie que le membre du service est censé être libéré ou libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la présentation de la certification par le demandeur. La lettre de certification doit être rédigée sur le papier à en-tête de la branche militaire appropriée et contenir (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération, et (2) la nature du service. Les documents acceptables doivent être soumis pour que la préférence soit accordée.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du service extérieur en congé non payé et en CS avec des droits de réemploi dans leur agence ou bureau.
Pour de plus amples informations (qu’est-ce qu’un EFM, un USEFM, un AEFM, un MOH, etc.) et pour d’autres considérations en matière d’emploi, veuillez consulter le lien suivant.