Togo : le PNUD recrute un(e) Assistant(e) technique

Le PNUD recrute un(e) Assistant(e) technique au Togo. Le poste est basé à Lomé

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

1. Description du bureau/de l’unité/du projet

L’Assistant Technique aux projets sera chargé de fournir un soutien aux portefeuilles Gouvernance, Croissance Inclusive, Stratégies de politiques (USP) afin de mettre en œuvre, de manière efficace et efficiente, les tâches suivantes :

Portée des travaux

Assurer la planification budgétaire et la gestion financière en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Appuyer la préparation, la révision des PTA des unités gouvernance/USP et les créer sur Quantum ;
• Assurer le suivi des PTA en rédigeant et faisant régulièrement les analyses des plans de delivery et plans de décaissement ;
• Évaluer les rubriques du budget et s’assurer que les dépenses sont conformes aux plans de travail annuels approuvés ;
• Préparer les rapports et concilier les données financières à intervalles réguliers ;
• Préparer les rapports financiers pour le donateur ainsi que d’autres rapports requis ;

Assurer la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Se conformer au POPP (manuel de procédures) du PNUD, les règles et réglementations des processus administratifs et financiers, les dossiers et rapports financiers ainsi qu’une planification appropriée ;
• Superviser au quotidien la gestion comptable, administrative, budgétaire et financière des unités gouvernance, croissance inclusive et USP ;
• Examiner et traiter les rapports trimestriels d’autorisation de fonds et de certification des dépenses (FACE) des parties responsables à la lumière des directives du POPP ;
• Assurer la pleine conformité du bureau dans les processus de gestion des actifs en coordination avec les points focaux de la gestion des actifs.

Fournir un soutien opérationnel aux unités Gouvernance, Croissance inclusive, USP en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Maintenir un système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans QUANTUM ;
• Prendre des actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées ;
• Initier les actions de passation des marchés pour les consultants individuels, les biens, les travaux et les services selon le plan des achats ;
• Créer des réquisitions dans QUANTUM ; réceptionner les marchés pour les consultants individuels, les biens, les travaux et les services dans QUANTUM ;
• Réaliser les contrôles budgétaires pour les demandes, les commandes et les pièces justificatives ;
• Assurer un suivi rapide avec les unités du CO sur les actions en cours (finances, achats, recrutement, voyages, transports, etc.)
• Elaborer et suivre les plans de décaissement, les plans de delivery et les plans d’apurement des avances NEX ;
• Appuyer la mobilisation des ressources du Bureau ;
• Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du Bureau.

Assurer la gestion logistique en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques du programme ;
• Mettre à jour l’inventaire des biens durables ;
• Suivre l’utilisation et l’inventaire des véhicules de projets ;
• Appuyer l’organisation des ateliers et réunions diverses initiées par les projets dans le cadre des actions dont l’exécution est confiée au PNUD ;
• Organiser les voyages et missions en rapport avec l’unité voyage du PNUD; aider au règlement des indemnités journalières de subsistance et autres réclamations du personnel et d’autres prestataires de services, conformément aux règles du PNUD ;

Apporter une assistance aux activités d’oversight du Programme

• Soutenir la préparation et le suivi des audits (HACT, Bureau, Projets) ainsi que la mise en œuvre du cadre de contrôle interne efficace ;
• Vérifier les CDR et veiller à leurs signatures par la partie nationale ;
• Examiner l’exécution des budgets du programme conformément au niveau de programmation autorisé (ASL), aux plans de travail annuels et suggérer des mesures pour une utilisation facultative adéquate des fonds ;
• Assurer le clean-up des budgets en lien avec les ressources disponibles notamment harmoniser les comptes des ressources avec ceux des dépenses (Under/Overbudgeting) ;
• Contribuer à la mise à niveau des équipes des projets et programme, des Implementing Partners sur l’approche et les outils du HACT ;
• Préparer des rapports de gestion réguliers sur la situation financière des ressources du programme par rapport au cadre de planification des ressources afin de fournir un outil fiable sur lequel reposent les décisions et les stratégies liées à la réalisation des objectifs des unités ;
• Appuyer le contrôle et le suivi financier/budgétaire des projets et revue des pipelines/niveaux de maturation ;
• Suivre et appuyer à la mise en œuvre des accords de recouvrement des coûts du CO en termes de GMS et ISS grâce à l’utilisation trimestrielle du système de facturation au sein de Quantum ;
• Soutenir la revue et le suivi des indicateurs du Bureau (IFD, Vital Signs, etc)
• Toute autre activité assignée par le Représentant Résident Adjoint dans le cadre de la gestion et le monitoring des projets

  2.Competences

Noyau

Atteindre des résultats :NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Think Innovatively:NIVEAU 1 :

Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations

Learn Continuous :NIVEAU 1 :
Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

Adapt with Agility:NIVEAU 1 :
S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

Agir avec détermination : NIVEAU 1 :
Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant

Engagement et partenariat : NIVEAU 1 :
Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives

Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 :
Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques

Compétences transversales

Business Development  
Knowledge Generation : Capacité de rechercher et de transformer des informations en connaissances utiles pertinentes pour le contenu ou répondant à un besoin exprimé

Gestion
d’entreprise Travailler avec des preuves et des données : Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser les données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision

Administration et opérations
Politiques et procédures relatives aux voyages :Connaissance de la politique et des procédures de voyage ; aptitude à interpréter la politique relative aux voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages

Finance
Accounting  (General)
Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques

Budget Management
Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe

Rapports financiers et analyse

• Comprend les changements dans les cadres et les normes réglementaires, juridiques et éthiques pour l’information financière dans le secteur public. Capacité d’extraire, d’évaluer des données financières, d’en tirer des conclusions pertinentes et de les présenter de manière significative et cohérente pour faciliter une prise de décision et un suivi des performances efficaces.
• Comprend les avantages du reporting intégré, y compris les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel

Gestion et comptabilité
analytique Capacité à produire des rapports de performance qualitatifs et quantitatifs périodiques pour faciliter une prise de décision efficace et un suivi des performances. Capacité à utiliser une gamme de techniques d’établissement des coûts et à analyser les données relatives aux coûts pour fournir des informations quantitatives aux utilisateurs des rapports

3.Qualifications minimales de la NPSA réussie

Min. Academic Education
Diplôme Bac+3 au moins en Gestion, en Finance ou domaine équivalent

Min. années d’expérience professionnelle pertinente

• Expérience pratique d’au moins 04 ans dans la gestion administrative et financière des projets dans des organisations de développement nationales et/ou internationales, dont au moins 3 années d’expérience dans un poste similaire avec des agences des Nations Unies/bailleurs de fonds sont requises

Langue(s) requise(s) (au niveau opérationnel)

• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
• Expérience, d’au moins, 02 ans de travail avec le rapport financier (Formulaire d’autorisation de financement et de certificat de dépense (FACE) justifiant les dépenses programmatiques initiées par le gouvernement sous modalité nationale
• Avoir une expérience, d’au moins, 04 ans des outils et techniques de gestion et comptables de projets de développement, notamment avec un système d’information et en préparation et suivi d’audit
• Avoir une expérience, d’au moins 03 ans en matière de préparation et suivi d’audit
• Au moins 03 années d’expérience dans un poste similaire avec des agences des Nations Unies/bailleurs de fonds sont requises

Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées

• Capacité à faire des idées de travail nouvelles et utiles ;
• Capacité à persuader les autres de suivre ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Capacité à améliorer la performance et la satisfaction ;
• Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation ;
• Capacité à faire avancer les choses tout en exerçant un bon jugement
• Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés au poste ;
• Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail ;
• Identifie de nouvelles et meilleures approches des processus de travail et les intègre dans son propre travail ;
• S’efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles par le biais d’études autodirigées et d’autres moyens d’apprentissage
• Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et l’applique dans les affectations de travail

Les documents suivants sont exigés des demandeurs:

1. CV personnel ou P11, indiquant tous les postes antérieurs occupés et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du candidat, et au moins trois (3) les références professionnelles les plus récentes des superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs.
2. Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat se considère apte au poste.
3. Les gestionnaires peuvent demander (ad hoc) tout autre matériel pertinent pour préévaluer la pertinence de leur expérience, comme des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou d’autres documents.

Mentions légales
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note: Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Avertissement d’escroquerie
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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